Revista Statto

COMO ELIMINAR OS ERROS COMUNS EM ESTIMATIVAS DE PROJETOS?

18/01/2021 às 15h13

No artigo anterior eu falei um pouco sobre as estimativas de produtividade de recursos em projetos. O processo de planejamento de prazos é uma arte e uma ciência, não tem fórmula pronta e estão sujeitas a diferentes interferências internas e externas.

A medida que você vai fazendo, vai aprimorando o seu entendimento e se tornando mais assertivo, por isso sou fã de registrar o que vai acontecendo em termos de prazos. No meu caso sempre que pego um novo projeto, já consigo estimar mais rapidamente o prazo de entrega.

Vou tentar passar os erros que acontecem nas contratações de projetos, usarei exemplos ligados a TI, São eles:

Assumir uma qualidade maior do que você pode entregar, já que nem sempre é possível atingir da primeira vez todo o padrão definido. É por tanto importante colocar etapas como testes, homologação, retrabalhos e recodificações por exemplo. Refinar um sistema, minimizando os erros e prevendo o aumento da capacidade de uso são fatores importantes e que muitas startups adotam ao entregar um sistema mínimo e ir liberando novas funcionalidades com o mesmo em voo.

Como consultora sei das pressões por parte do cliente para que uma estimativa seja o mais baixa possível. Ele sempre vai querer receber o que necessita com pouco esforço e com o menor custo possível, não se iluda seu papel é o de planejar e não “rezar” para que o trabalho seja completado dentro das expectativas do cliente. Por isso seja realista e crítico com seu cronograma, se ele chora muito na entrega da proposta quanto ao preço saiba que você vai prejudicar a entrega e até mesmo sua imagem. Vale a pena?

Não listar todas as tarefas, gerando apenas estimativas em nível elevado. Logo que entrego uma proposta e recebo o aceite, começo a listar com meu contratante um detalhamento do cronograma de atividades. Passar despercebido algum trabalho importante que você não compreendeu na reunião de levantamento para a proposta é uma coisa, mas depois que o aceite foi dado e o projeto começa, isso precisa ser corrigido. Todo projeto precisa ser quebrado em ações e a documentação atualizada com o máximo de detalhamento que for possível.

Seguir o caminho feliz (Happy Path), onde o cliente quer o trabalho concluído o mais rápido possível. Não cai nessa, pois dificuldades sempre surgem, e você pensou somente no que faria para concluir o trabalho se tudo desse certo. Isso acontece principalmente quando se está pressionado para pegar um projeto em tempos de baixa demanda, aí você pensa numa escala do esforço para o trabalho otimista e compromete seu prazo ou a qualidade da sua entrega.

Tão comum como o caso acima está o caso dos projetos em que cliente tem um orçamento fechado. Muito similar ao problema acima, só que com um agravante em muitos casos, em que você acaba pagando para trabalhar. Já que os custos operacionais podem estourar rapidamente em caso de dificuldades ou estimativas incorretas. Nada contra orçamentos fechados, desde que estes prevejam um volume de atividades coerente com o tamanho do projeto. Minha preocupação é quando não há margem de negociação e a complexidade é muito maior do que foi exposto no período inicial de negociação.

Preconceitos de estimativas sempre entram no processo de planejamento, alguns são otimistas e outros pessimistas, e podem incluir:

Pensar que o trabalho é simples, isso sempre acontece quando não se tem experiência prática em projetos similares.

Pensar que sua equipe pode realizar mais do que eles realmente podem, esquecendo até mesmo que em alguns casos ela já está comprometida com outras tarefas.

Ser otimista e não gerenciar os riscos do projeto, das incidências problemáticas, da má ou da falta de comunicação, etc.

Os preconceitos pessimistas resultam em superestimar o trabalho com base em má experiência em um projeto similar no passado.

Não desejar realmente fazer o trabalho, chutando os prazos e o preço para cima na esperança de ver o projeto ser cancelado.

Etc…

Coloquei esses pontos aqui pois uma das questões que vejo acontecerem com empresas parceiras é o fechamento destas por não deixarem bem claro que há diferentes níveis de estimativas. Quando um projeto é proposto a primeira vez pelo cliente é muito comum que as informações passadas sejam vagas, o que fará com que sua estimativa de prazo e preço também seja.

Isso ocorre tanto internamente quanto externamente. É muito comum eu receber uma solicitação de proposta e quando vamos começar o projeto, na fase de validação do escopo, descobrir que ele foi subestimado. Por isso gosto muito de usar a estimativa apenas para dar uma compreensão ao cliente sobre o tamanho do trabalho.

Na prática, como fazer isso?

Primeiro com a Estimativa de ROM (Rough Order of Magnitude – Ordem aproximada de magnitude). Vamos supor que na primeira conversa sobre o projeto você tenha tido o entendimento de que seria preciso 100 horas de trabalho, com a ROM a escala de -25% a +75% de probabilidade dá uma estimativa grosseira (ROM) de 75 a 175 horas.

No meio do processo de aprovação, o estimador torna-se mais informado sobre as expectativas e sobre as entregas. Eu sempre opto por fazer uma visita ao cliente e passar um tempo tentando entender o quanto de horas serão necessárias e outros pormenores que permitam mais precisão no orçamento e no cronograma. Com mais precisão a variação deve ser entre -15% a +25%. Ou seja, se sua estimativa for de 100 horas, você poderá propor uma escala de 85 a 125 horas.

Após ter definido o escopo e construído o Cronograma é preciso revalidar a estimativa. Agora, a estimativa resultante deverá ser mais próxima de -10% a +15%. Ou seja, se a sua estimativa final para o esforço for de 100 horas, você deverá sentir que realmente poderá entregar o projeto dentro de 90 a 115 horas.

OKR O QUE É, DE ONDE VEM, COMO SE REPRODUZEM?

28/12/2020 às 11h52

Começando em tom de descontração a explicar OKR. Que eu conheci já tem um tempo como LAG ou Lagging (no BSC que são indicadores de resultados). A diferença aqui talvez seja na forma com que são tratadas pela empresa e por isso acredito estão ganhando mais adeptos e se tornando requisitos na hora de contratar profissionais para suas empresas. A razão de escrever sobre OKR é que temos em TI sempre uma sopa de letrinha novas para “digerir”. Fica até difícil de acompanhar não é mesmo.

Então vamos lá para entender a razão do sucesso das OKRs que estão cada dia mais no vocabulário das equipes de TI, mas que não é de uso exclusivo da TI. Eu apenas lanço mão aqui do paralelo de TI, pois faz parte do meu dia-dia acompanhar o mercado e vejo que quase todos os processos de recrutamento falam em OKR e KPI. Vou tentar mesclar aqui os exemplos com foco no negócio para clarear a aplicação.

OKR significa Objectives and Key Results termo em inglês que significa “objetivos e resultados-chave”. O OKR é uma metodologia de gestão que foi criada pelo ex-CEO da Intel Andrew Grove e visa simplificar os objetivos principais de uma empresa.

John Doerr, um dos maiores investidores de tecnologia de todos os tempos e uma das referências em OKR, que levou a metodologia da Intel para o Google quando a empresa ainda estava começando. Google e Intel, foram então as precursoras dos OKRs, utilizando-os em seu dia a dia de trabalho.

As consequências positivas têm sido vistas na forma como essas empresas cresceram e se tornaram referência em seus segmentos e foram adotadas por empresas como LinkedIn, Nubank, Locaweb e outras

O que faz o OKR ser algo tão efetivo?

É a sua abordagem simples e focada na eficiência. OKRs são formulados com base na missão e visão da empresa e talvez por isso, eu os ache muito parecidos com as LAGs do BSC. OKRs podem ser definidos bottom-up ou top-down. Muitos falam numa proporção de 60% bottom-up e 40% top-down. Mas não a fórmula certa, tudo vai depender da cultura da organização.

Um exemplo seria uma área definindo que precisa aumentar as vendas em 50%.  E as demais áreas criariam objetivos menores para suas equipes de acordo com suas competências e deixariam todos os times cientes dos resultados almejados:

  • Tornar-se a maior empresa do varejo online;
  • Oferecer um suporte encantador ao cliente externo;
  • Duplicar as vendas de franquias.

Observem que em nenhum momento se falou em prazos para cada objetivo, é uma lista sucinta. Muitas empresas adotam a definição de forma trimestral, mas nada impede de serem semestrais ou anuais. Os ciclos de acompanhamento e revisão de metas de quem adota o OKR são mais curtos, principalmente porque a metodologia nasceu em empresas de tecnologia e que atuam com metodologias ágeis.

Outro aspecto interessante na adoção da gestão por objetivos é que eles acabam abrindo mais a comunicação das áreas que compartilham essas metas. Nos exemplos acima tanto as áreas de marketing e comercial bem como a de tecnologia, irão atuar em conjunto para alcance dos resultados.

E como medir?

Se você não pode medir, não pode gerenciar”. Peter Drucker

Para saber se os caminhos seguidos para atingir os resultados estão sendo satisfatórios. Chega então a hora dos KRs (Key Results, termo em inglês para Resultados Chaves) que fazem parte do planejamento que será definido pelas equipes que colocam a mão na massa e estão diretamente comprometidas em fazer acontecer.

Nesse ponto desdobram-se cada um dos objetivos em quantas KRs o time se sentir seguro para controlar o desempenho e ajudar a medir se estão no caminho certo. Para a gestão não interessa os desdobramentos, mas o resultado. Dessa forma cada objetivo tem várias metas secundárias para levar ao resultado.

Tornar-se a maior empresa do varejo online;

  • KR 1: Subir 10 posições no rank orgânico do Google;
  • KR 2: Ampliar a presença nas redes sociais em 70%;
  • KR 3: Aumentar as vendas em 30% em relação ao mesmo período do ano anterior;
  • KR 4: Receber 500 mil visitas diárias no site da empresa.

Oferecer um suporte encantador ao cliente externo;

  • KR 1: Reduzir o tempo de atendimento das solicitações para 12 horas;
  • KR 2: Abrir dois canais de comunicação com o cliente externo;
  • KR 3: Receber 200 avaliações acima de 4,0 no rank das redes sociais.

Se pensarmos de forma fria podemos ver aqui KPIs que são Key Performance Indicators (KPIs), ou Indicadores Chave de Performance ou Desempenho atuando em conjunto com os OKRs. Já que OKRs definem os critérios macro para que o negócio funcione e atinja suas metas, os KPIs medem o que deve ser melhorado, buscando manter um nível de eficácia pois mede a performance de cada resultado-chave.

Com os OKRs há um senso de urgência no processo de atingimento, mas é preciso adequar os tempos para que os resultados possam ser mensurados. Em alguns casos, pode ser necessário dois ou mais ciclos para o atingimento do resultado. Nesse caso pode-se novamente pensar em KPIs escalonáveis, ou seja, estabelecer KRs diferentes a cada ciclo aumentando a meta gradativamente.

Se possível crie painéis de gestão a vista, para que todos possam visualizar os OKRs e KRs.  Nas reuniões de revisão, comemorem os avanços, deixem claro como os resultados apurados estão contribuindo para o alcance dos resultados. Um exemplo pode ser uma relação simples do aumento no número de visitas ao site, com o aumento no volume de orçamentos emitidos e vendas fechadas.

Puxando brasa para o lado da TI, é a entrega de valor. A TI não mantém apenas o site no ar, mas é responsável pela sustentação do ambiente no momento de crescimento das vendas e está diretamente ligada a estratégia da empresa de aumentar as vendas em 50% como definido no início do post.

Os KPIs ajudam a monitorar o desempenho e a identificar problemas e áreas para melhoria. Já os OKRs ajudam a resolver problemas, aprimoram processos e impulsionam a inovação. Você, com certeza, precisará dos dois e aos poucos pode dando mais complexidade ao que vai sendo definido. Como sempre falo, não tente implantar o by the book e nem pense que se tornará o Google de uma hora para a outra.

Mas se você sonha em ser o Google comece a mudar o mindset, seu foco agora é o resultado, o mesmo pode ser atingido com uma ação ou com várias. Em um tempo menor do que o definido no ciclo ou em vários ciclos. Muito esforço e pouco resultado significam que algo precisa ser corrigido.

Então pensando na gestão de times, não há uma preocupação se o resultado foi obtido trabalhando 44 horas por semana ou em 20 horas. Se foi feito em pé, deitado ou plantando bananeira. Se o funcionário trabalhou de casa, da praia ou do escritório. O importante é o resultado!

EQUIPES VIRTUAIS

20/12/2020 às 11h06

A maioria das pessoas trabalha em equipe, mesmo aqueles que se dizem autônomos, se veem em muitas situações em que precisam contratar e trabalhar com outros profissionais para a entrega de projetos.  E também não é novidade que nenhum profissional não é uma ilha. Portanto equipes mais eficientes trabalham junto.

Mas como funciona isso de trabalhar junto quando cada dia mais as empresas colocam seus funcionários para trabalharem em Home Office. No último ano eu coloquei minha equipe para trabalhar de Home Office e reduzi os custos com escritório, e conheci muitos profissionais que fizeram o mesmo. Há ainda aqueles que preferem sair de casa todos os dias e optaram por irem para Coworking e cafeterias para trabalharem.

Nesse contexto a Internet passa a ser o elo de ligação entre os funcionários e membros de uma equipe. Permitindo a formação de equipes colaborativas e conectadas o quanto de tempo você quiser e seu contrato de trabalho estipular, como se estivessem um ao lado do outro mesmo local. Sim o pré-requisito básico de qualquer equipe virtual é a internet.

As equipes virtuais são equipes reais e se encaixam na definição clássica de equipe, por trabalharem juntos para alcançar um conjunto de objetivos comuns. Entretanto, são referidas como “Virtuais” principalmente por não interagirem de modo tradicional. E não importa se vocês estão na mesma cidade, estado ou país. O que mais me agrada é exatamente isso, eu pegar meu notebook e poder trabalhar de qualquer canto.

Mas a grande questão que ainda ronda a mente dos gestores é de como gerir essas equipes sem esse contato próximo. Então vou compartilhar umas dicas, pois desde 2011 tenho trabalhado com equipes virtuais em diferentes projetos:

Estabeleça objetivos para a equipe. Os membros da equipe devem saber como e o que devem fazer juntos, quais os resultados esperados e como seu trabalho afeta o do seu colega. Se cada um entender somente o seu papel e o trabalho, então, eles serão apenas colaboradores individuais.

Relembre constantemente a todos que eles são uma equipe. Se os membros da equipe pensarem que estão trabalhando sozinhos, eles atuarão de modo independente. Se eles souberem que fazem parte de uma equipe que trabalha para objetivos e entregas comuns, tenderão a sentir-se melhor e a serem mais colaborativos.

Estabeleça regras básicas, não é porque você está trabalhando de casa que pode atender a uma reunião de pijama por exemplo. É preciso exibir um conjunto de comportamento aceitável, como ter um horário de trabalho e as reuniões de participação obrigatória (presenciais, web ou telefone), etc.

Crie oportunidades para “socializar”. As equipes que trabalham no mesmo local, têm a oportunidade para socializar ao longo do dia por mais corrido que seja o trabalho. As equipes virtuais raramente têm essa oportunidade, por isso juntar fisicamente todos na reunião de início do projeto ou de tempos em tempo é bem interessante.

Seja sensível às diferenças culturais. É possível que todas as suas equipes virtuais pensem e atuem da mesma maneira. Entretanto, cada vez mais, as equipes virtuais são constituídas por pessoas de múltiplos países e culturas. Tenha consideração com as maneiras diferentes de trabalhar e com o comportamento das pessoas.

Comunique-se, comunique-se, comunique-se. O gestor de pessoas necessita assegurar que todos os membros da equipe compreendem o que é esperado. As pessoas podem começar a sentir-se isoladas se não receberem informações regularmente. É suficientemente difícil manter todos informados numa equipe real, então imagine numa virtual. A linha de comunicação precisa ser especialmente ampla e eficiente, e agora até o Facebook está ajudando com o Workplace.

Adapte-se aos fusos horários caso tenha profissionais em outros estados e países. O gestor deve reconhecer que o que é conveniente para ele nem sempre é para os outros membros da equipe. Por exemplo, insistir em iniciar as reuniões com a equipe às 9 horas da manhã, o que poderá ser conveniente para ele, mas poderá resultar em problemas para os membros de remotamente fora do horário normal de trabalho.

Seja diligente no gerenciamento da carga de trabalho. O gestor necessita ser muito preciso na atribuição do trabalho para a equipe virtual e deve assegurar que o trabalho será completado no prazo. Em muitas situações pude constatar um aumento significativo das entregas da minha equipe virtual, que estavam mais descansados e produziam melhor em seu “espaço seguro”.

Atribua trabalhos de curta duração ou invés de atribuir uma atividade com a duração mais longa.  Por exemplo se for atribuir uma atividade para um mês, divida a mesma em quatro atividades com duração de uma semana cada. Assim o acompanhamento se torna mais rápido e como gestor você poderá auxiliar mais no atingimento da meta.

Espero que essas dicas possam ajudar você que está pensando em trabalhar com equipes virtuais. Deixe sua experiência sobre o assunto.

CULTURA PAPERLESS E LGPD

04/12/2020 às 14h47

Muitas empresas continuam “sofrendo” horas para localizar um documento. Pensar em como ter seus negócios de maneira sustentável e simples, deveria ser uma prioridade nas gestões modernas.

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento é manuseado numa organização.  Só para balizar um pouco do que proponho, pense que para produzir uma tonelada de papel podemos estimar que são necessários aproximadamente 2 a 4 m3 de fibra de celulose. Uma árvore média contém 0,2 m2 de polpa sendo então necessárias 10 a 20 árvores. De água estamos falando em cerca de 540 mil litros para cada tonelada de papel. É muito recurso mesmo, então temos que pensar bem antes de imprimir.

E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente nos arquivos.

Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  E com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as portas de entrar em vigor no dia 16 de Agosto de 2020, com um GED conseguimos controlar melhor o acesso a documentos que possuem dados pessoais dos clientes.

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente
  • Segurança e controle de acesso aos documentos.

Organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque uma solução de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) para sua empresa e gerencie melhor seu acervo documental. Você pode acessar seus documentos de qualquer dispositivo, controlando quem acessou, quando e que documentos foram consultados.

Para uma empresa que se preocupa com segurança dos dados e quer estar compliance com a LGPD, esse é um passo importante também a sem implementado além de muitos outros que precisam ser mapeados, mas isso já é papo para um outro artigo. Meu conselho é simplifique a vida dos seus funcionários e colaboradores e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade com o que realmente importa para seus negócios e gere uma imagem de valor para o seu cliente com segurança e agilidade.